Esta etapa tiene como principal objetivo plantear los aspectos preliminares para el desarrollo exitoso del proceso de Autoevaluación. En esta Fase se conforman los equipos de trabajo que lideran los procesos de autoevaluación; se socializa la normatividad, se establece el cronograma de actividades y se realizan reuniones con los equipos de trabajo para sensibilizar y socializar el proceso.

El Comité de Autoevaluación deberá planificar las actividades para la autoevaluación y llevar a cabo el desarrollo de estrategias para la motivación y la sensibilización hacia la autoevaluación, dirigidos a la comunidad académica (estudiantes, profesores, egresados, empleados y directivos).

Las acciones de trabajo previstas en esta Fase son:

1. Inducción: socializar las políticas, normas y estrategias que orientan la autoevaluación.
2. Autoestudio-prospectivo: contribuir a la comprensión y reflexión crítica sobre el futuro y los retos de la universidad colombiana y latinoamericana con relación al Proyecto Educativo Institucional.
3. Conversatorios: conocer críticamente las experiencias de la Universidad, de sus programas y de otras instituciones, con trayectoria significativa en los procesos de autoevaluación y acreditación.
4. Talleres: dirigidos a los grupos de trabajo que tiene que ver con el alistamiento en los procesos de aseguramiento de la calidad.

En esta etapa se centra el quehacer en la recopilación y valoración de la documentación que certifique y sustente la información institucional para cumplir con las condiciones iniciales; se refiere fundamentalmente a cómo la institución se orienta hacia un ideal de excelencia y puedan mostrar alta calidad mediante resultados específicos, tradición consolidada, impacto y reconocimiento social.

Las acciones formativas previstas para esta Fase son las siguientes:

1. Inducción: socializar las políticas y estrategias que orientan el proceso de autoevaluación con fines de acreditación.
2. Autoestudio-prospectivo: contribuir a la comprensión y reflexión crítica sobre el futuro, los retos de la Universidad con relación al Proyecto Educativo Institucional.
3. Talleres dirigidos a los grupos de trabajo: uno de alistamiento de las condiciones iniciales, con el objeto de revisar, corregir y analizar la información y la documentación para cumplir las condiciones iníciales. Otro para el diseño de instrumentos, con el fin de capacitar a los grupos de trabajo en la elaboración, aplicación y análisis de instrumentos, que permitan valorar los factores de acreditación, de acuerdo con los propósitos y metas institucionales.

En la Universidad Santiago de Cali la participación de las unidades académicas y administrativas en los procesos de planeación, evaluación y autorregulación son fundamentales para garantizar su adecuado desarrollo. Esto, en coherencia con el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional y la Política de Calidad, muestra que los procesos de planeación, autoevaluación y fortalecimiento Institucional no se realizan en abstracto, sino que están enmarcados en la identidad y la realidad institucional.

Es importante anotar que los instrumentos de evaluación son aplicados a toda la comunidad universitaria y personas del sector externo. Los resultados son analizados tanto a nivel institucional como en cada una de las unidades académicas y administrativas analizadas; a partir de ello se realiza el respectivo diagnóstico, que permite identificar las oportunidades de trabajo, acciones de mejora, con los cuales se elaboran los respectivos planes de fortalecimiento articulados con el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional. Con la elaboración del plan de fortalecimiento se da respuesta a las necesidades, problemas y vacíos identificados durante el proceso de autoevaluación, de manera organizada, integral y planificada.

Para que la gestión del área de Aseguramiento de la Calidad sea eficiente, además de la existencia de objetivos, metas claras y consistentes con el objeto y funciones de la Institución, se requiere de la documentación y normalización de los procesos y procedimientos de los subsistemas en los cuales se fundamenta o tiene relación esta área.

En esta Fase se contempla la aplicación de instrumentos de evaluación que permiten indagar el estado y avance de indicadores en relación con la congruencia entre los principios, políticas, lineamientos, estrategias, resultados e impactos de las diferentes funciones sustantivas y además la coherencia entre el desarrollo de las mismas. Esto permite visualizar la autoevaluación desde tres momentos, asignándole un peso específico a cada uno. 

1. a) Primer Momento: percepción y opinión de públicos

Con este instrumento se realiza un diagnóstico dirigido a la comunidad universitaria, para conocer la apreciación de los distintos estamentos (estudiantes, profesores, egresados, administrativos y empleadores) sobre aspectos a considerar que evalúan las características bajo el esquema de alta calidad; así mismo, se tiene en cuenta el sistema de aseguramiento de la calidad y la forma en que se atienden y apoyan los procesos de calidad en las diferentes instancias académicas: Decanaturas de Facultad, Departamentos Académicos e instancias administrativas.

El instrumento a utilizar es una encuesta, con la cual se puede sistematizar y analizar la información resultante del proceso de recolección de datos. Las muestras se calcularán usando la siguiente fórmula:

Dónde: 

N: Universo o Población
Z: Nivel de confianza
P: Proporción = 0.5
Q: (1-Proporción) = 0.5
E: Margen de error

Este cálculo se aplicará para las encuestas de profesores, estudiantes y egresados; para los directivos y empleadores se aplicará la mayor cantidad de encuestas posibles. Para la sistematización de las encuestas aplicadas se hará uso del SIPAC. Toda vez que la opinión que pueden tener los diferentes públicos puede estar bien, regular o mal informada, además no versa sobre todas las características y aspectos a evaluar de un programa o una institución, por lo tanto su peso en la valoración total debe ser consecuente con esta situación, para efectos del modelo, la institución le asignó un peso del 20%.

1. b) Segundo Momento: Existencia y valoración de evidencias

Con el ánimo de producir documentos de evaluación y seguimiento con un alto grado de validez y que, a la vez, garanticen comparaciones que muestren la evolución de la calidad a través del tiempo, la Universidad Santiago de Cali ha incluido dentro del diseño técnico del SIPAC una existencia y valoración de evidencias que permite evaluar la construcción de elementos o instrumentos estandarizados que garanticen homogeneidad en los resultados esperados en un período de tiempo. Aquí se evalúan todos y cada uno de los asuntos, documentos e informes que configuran la existencia de las Condiciones de Alta Calidad; a partir de las evidencias que permiten establecer qué tan cerca o lejos se está de tener el atributo, de lograr la característica y de poder sustentar aquellos aspectos a evaluar que sean pertinentes a la naturaleza y características de la institución. El instrumento a utilizar es una lista de chequeo a corroborar, de la cual se establece un juicio para cada aspecto tomado en cuenta.

La existencia y valoración de evidencias son los hechos, la realidad. Por lo tanto es a partir de éstos que se tiene la posibilidad de pedir la opinión y hacer juicios sobre la existencia de tales hechos y realidad. Para efectos del modelo, la Institución le asignó un peso del 50%.

1. c) Tercer Momento: Juicio Experto

El juicio de expertos es un método de validación útil para verificar la fiabilidad de una investigación que se define como “una opinión informada de personas con trayectoria en el tema, que son reconocidas por otros como expertos cualificados en éste, y que pueden dar información, evidencia, juicios y valoraciones” (Escobar-Pérez y Cuervo-Martínez, 2008, p. 29). Desde un punto de vista metodológico constituye a veces el único indicador de validez de contenido del instrumento de recogida de datos o de información (Escobar Pérez, 2008); de ahí que resulte de gran utilidad en la valoración de aspectos de orden radicalmente cualitativo. 

La tarea de los expertos que intervienen en los procesos de autoevaluación se convierte en una labor fundamental para eliminar aspectos irrelevantes, incorporar los que son imprescindibles y/o modificar aquellos que lo requieran, dándoles una explicación razonada y sustentada sobre la existencia, aplicación, cumplimiento y/o logro del asunto evaluado.

Este proceso se genera a partir del análisis que hacen los expertos sobre las evidencias que constituyen la realidad de la Institución y también sobre las percepciones vertidas por los públicos consultados. En el Juicio Experto se evalúa, a través de un equipo de Pares, los factores de acreditación de la Institución. Sobre la base de tener un conocimiento amplio y detallado de la realidad de la institución y contando con las opiniones vertidas por los públicos consultados, pueden hacer un juicio sustentado sobre el nivel de cumplimiento respecto de cada condición y/o factor y sus respectivas características. Para efectos del modelo, la institución le asignó un peso del 30%. Una vez se culminan estos momentos, se realiza el plan de fortalecimiento, en el formato definido por la Universidad Santiago de Cali para tal fin.  

En esta fase, el Ministerio de Educación Nacional a través del Consejo Nacional de Acreditación verifica las condiciones internas de operación de la institución y concluye con un juicio sobre la calidad. Durante este proceso se designan pares académicos por parte del MEN, para el proceso de evaluación externa a través de una visita formal a la Institución, y posterior elaboración de un informe de evaluación externa por parte de los pares, revisión por parte de los consejeros del CNA y concepto técnico para que desde el Ministerio de educación Nacional se expida el acto administrativo según proceso pertinente.

En la evaluación por pares académicos se examina la forma como la institución cumple con las exigencias establecidas por las comunidades académicas de la respectiva profesión o disciplina y su coherencia con la naturaleza y los fines de la institución, así como los factores de acreditación que define el Ministerio de Educación Nacional. La tarea del Par Académico se centra en la identificación de la coherencia entre lo que el informe de autoevaluación presentado por la Institución y lo observado durante su visita.

Se refiere a la valoración realizada por el Ministerio de Educación Nacional de los informes y conceptos emitidos por el CNA en relación con la recomendación de otorgar o recomendar la acreditación de alta calidad. Si el concepto del CNA no es favorable, se procede, en un marco de confidencialidad, a comunicar a la institución las recomendaciones pertinentes con miras a presentarse de nuevo en un plazo no inferior a dos años.

Los procesos de autoevaluación encaminados para la acreditación son un testimonio que da el Estado sobre la pertinencia y la calidad de un programa o institución con base en un proceso previo de evaluación en el cual intervienen la institución, las comunidades académicas y el Consejo Nacional de Acreditación.

Este proceso ha estado muy ligado desde sus inicios, a la idea de la autonomía y la autorregulación, complementada con la exigencia de rendición de cuentas que se hace a la Educación Superior desde distintos sectores sociales. Por tal motivo, debe subrayarse que la legitimidad del sistema está fuertemente ligada con los propósitos de la comunidad académica misma y sus interacciones con la sociedad.

Los procesos de acreditación no son sólo una oportunidad para el reconocimiento por parte del Estado de la calidad de un programa o de una institución; es una ocasión para comparar la formación que se imparte reconocida y validada por pares académicos externos; además de la sociedad. Este proceso ofrece la posibilidad de valorar la capacidad que tienen los programas y las instituciones de desplegar recursos físicos y humanos para el cumplimiento y pertinencia social de los postulados de su misión y de su proyecto educativo institucional, por la manera como se cumplen las funciones básicas de docencia, investigación y proyección social; por el impacto de la labor académica en la sociedad; por el desarrollo de las áreas de administración, gestión, bienestar y de recursos físicos y financieros; y también en relación con óptimos de calidad sugeridos en el modelo del Consejo. La acreditación, según el Consejo Nacional, apunta sustancialmente a valorar la capacidad de la institución y de sus programas para sostener en el mediano y largo plazo, su proyecto institucional y educativo, su capacidad para enfrentar y dar respuesta oportuna a los rápidos cambios que plantea el entorno. Es más, una mirada hacia delante, hacia el futuro. En este sentido, el reconocimiento público de la calidad se hace a través del acto de acreditación que el Ministro de Educación emite con base en el concepto técnico del Consejo Nacional de Acreditación.

Es importante recordar que el plan de fortalecimiento se alimenta con las observaciones señaladas por los pares a través de sus informes y en las recomendaciones que quedan explícitas en las resoluciones emitidas por el Ministerio de Educación Nacional.