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Registro y Control Académico

Tabla de contenidos

Registro y Control Académico es la oficina encargada de apoyar la gestión académica a través del Registro y Control de los diferentes procedimientos académicos conforme a la normatividad institucional; tiene a su cargo la administración del sistema de información de la Universidad – SINUGWT-, custodia y certifica la información que se genera desde el ingreso de los estudiantes, durante su permanencia y posterior a su titulación, verifica el cumplimiento de los procedimientos académicos e interactúa con los actores académicos que intervienen en la gestión académica.

SERVICIOS: Certificaciones – Verificaciones de Historia Académica – Tramites de Grado – Carnetización.

Verificación de Historia Académica de Estudiantes y Egresados

Registro y Control Académico es la encargada de atender a las entidades públicas y privadas que solicitan la verificación del título de los egresados y estado académico de los estudiantes para efectos laborales.

Para tal fin el usuario debe hacer la solicitud por escrito o medio magnético, indicando lo siguiente:

  1. Nombre completo del egresado o estudiante.
  2. Documento de identidad.
  3. Programa académico del egresado o estudiante.
  4. Especificar información a verificar:
  • El título obtenido con la respectiva información de fecha y datos de registro en libros (acta, resolución, libro y número).
  • Todos los semestres y periodos cursados: Expide información básica del egresado o estudiante, porcentaje de asignaturas cursadas y aprobadas, número de semestres cursados, nombre de la facultad y programa académico, fechas de inicio y finalización del último periodo matriculado.

Carnetización

La oficina de Registro y Control Académico de la Universidad es la encargada de generar los carnés a todos los estudiantes, egresados, personal administrativo y profesorados que se vinculen con la Institución y adicionalmente de reexpedir los carnés a las personas que lo extravíen. 

  • El carné institucional es el documento personal e intransferible que identifica a Estudiantes, Egresados, Personal Administrativo y Personal Docente como miembros activos de la Universidad, por tal razón es imprescindible portarlo para ingresar a las instalaciones así como para acceder a cualquier servicio dentro de la Institución.
  • Dada la naturaleza del carné, es necesario y de carácter obligatorio presentar el carné institucional vigente para hacer uso de los servicios que ofrece la Universidad.
  • Los servicios habilitados actualmente con el Carné son los siguientes:
  • Préstamo de material en Biblioteca.
  • Préstamos de computadores en salas de sistemas.
  • Préstamo de equipos audiovisuales.
  • Préstamos de audiovisuales y auditorios.
  • Utilizar la piscina y las canchas.
  • Préstamos de instrumentos deportivos.
  • Solicitar servicios de salud en Bienestar Universitario.
  • Ingresar a los lugares de práctica.
  • Para recibir atención médica por accidente de Riesgo Biológico.

¿Qué debes hacer para solicitar tu carné?

  • Si eres estudiante de primer semestre, transferencia o traslado que ingresas por primera vez, diligencia el formato de carné, adjunta una foto 3×4 fondo azul y entrégalo en la Secretaría Académica de tu facultad.
  • Si eres profesor o empleado que se vincula por primera vez a la Universidad, diligencia el formato de carné, adjunta una foto 3×4 fondo azul y entrégalo en Gestión Humana.
  • Si eres miembro de los Cuerpos Colegiados que se vincula por primera vez, diligencia el formato de carné, adjunta una foto 3×4 fondo azul y entrégalo en Gestión Humana.

Si es un duplicado debes reclamar el formato en Registro y Control Académico, cancelar en el banco Sudameris el valor correspondiente, adjuntar una foto 3×4 fondo azul.

  • Horario para radicar solicitudes de carné: de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 12m y de 2:00 pm. a 6:00 pm., los sábados de 8:00 a 12m.
  • Condiciones de entrega: el tiempo de entrega de los carné será de 8 días a partir del siguiente día hábil a la fecha de solicitud.
  • Requisitos de entrega: al momento de reclamar el carné debes ser miembro activo de la Universidad Santiago de Cali (no aplica para egresados).

Certificaciones

Antes de solicitar su certificado de estudios por favor lea atentamente la siguiente información:

  • Solicitar el recibo de pago para la solicitud de certificados en la secretaria académica de su Facultad.
  • Diligenciar el formato de solicitud en su totalidad (si eras menor de edad al ingresar a la Universidad, verifica si ya estas registrado con número de cedula).

Nota: Cuando la certificación requerida sea de calificaciones deberá verificar que las mismas ya hayan sido digitadas, porque una vez se expida el certificado no habrá cambio y deberá cancelar el valor estipulado por la universidad para una nueva certificación.

  • Radicar en la ventanilla de Registro y Control Académico (bloque 3, piso 1) el formato de solicitud de certificado y adjuntar el recibo de pago.
  • Horario para radicar solicitudes de certificados: de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 12m y de 2:00pm a 6:00pm, los sábados de 8:00 a 12m.
  • Condiciones de entrega: el tiempo de entrega de certificados será de 1 día hábil, a partir del siguiente día hábil a la fecha de solicitud (si el certificado requerido es de periodos anteriores al año 2000 podrá tardar hasta 3 días hábiles a partir del siguiente día hábil a la fecha de solicitud). Después de 4 meses será destruido todo certificado que no haya sido retirado.

Tipos de certificaciones

La Oficina de Registro tiene una oferta variada de certificaciones, dependiendo de las necesidades que tienen los estudiantes, ex alumnos y egresados. A continuación se presentan las descripciones de cada uno de los tipos de certificados, le sugerimos que revise estas opciones antes de diligenciar su solicitud:

Requisito de entrega

Todos los Certificados serán entregados únicamente al interesado. Quien no pueda reclamarlos personalmente, debe enviar una autorización escrita y fotocopia de su cédula o carné con la persona que los vaya a retirar.

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